3. Tips voor hoe je een aantrekkelijke vrijwilligersomgeving inricht in de basis
Voor een vrijwilligersorganisatie komt er veel kijken bij het inrichten van de organisatie en het werven van vrijwilligers.
Welke elementen helpen je om heel bewust een aantrekkelijke vrijwilligersomgeving te creëren? Daar gaan we op in, in dit hoofdstuk. Je ontvangt een video en een checklist welke je helpen na te denken over hoe je een goede basis voor de vrijwilligers kunt inrichten. Het doel daarvan is dat je vrijwilligers uiteindelijk langer, enthousiast aan je kunt blijven binden. En uiteindelijk hoop je natuurlijk dat ze enthousiast, als ambassadeurs, over je zullen blijven praten naar hun eigen netwerk.
“Geef zoveel mogelijk mensen een zo’n klein mogelijke taak zodat de organisatie groter wordt en meer kwaliteit krijgt.”
(Pieter Cnossen, directeur Present Nederland, met 25 jaar ervaring in het bouwen van organisaties en bewegingen)
Doel van dit hoofdstuk
- Je weet hoe je de organisatie in de basis professioneel inricht voor vrijwilligers;
- Je weet hoe je de vrijwilligersomgeving aantrekkelijk maakt en houdt;
- Je weet een goede reden om een CRM praktisch in te zetten.
Vrijwilligerswerk zakelijk bekeken
Vrijwilligerswerk mag, moet zelfs professioneel worden opgezet om te zorgen dat het prettig is voor werkgever als de vrijwilligers. Het creëert duidelijkheid en vertrouwen.
Het is belangrijk om vrijwilligerswerk zakelijk aan te pakken. Denk daarbij aan goede samenwerkingsvoorwaarde, een aantrekkelijke en duidelijke vacature, een goed inwerkproces.
Er is vrijwilligerswerk waar vrijwilligersvergoeding tegenover staat. Dat is vaak niet de motivatie voor vrijwilligers om dit werk te doen. Ze doen dit vaak vanuit hun hart, passie of een behoefte die er is, niet-financieel gedreven.
Tip! Een stappenplan om vrijwilligers te werven en te behouden is ontzettend handig. Het helpt je de vrijwilligerservaring positief te laten verlopen.
Gebruik hiervoor de onderstaande checklist over het inrichten van een aantrekkelijke vrijwilligersomgeving.
Zorg voor behapbaar vrijwilligerswerk
Soms wordt het vrijwilligerswerk erg overschat, is het te veel om er even bij te doen. Weet dus goed wat je vraagt aan tijd, kennis en energie van een vrijwilliger. Soms is vrijwilligerswerk heel specifiek of tijdrovend. Dat kan maken dat vrijwilligers minder lang betrokken blijven bij je organisatie.
Knip het vrijwilligers werk op, zoveel als mogelijk. Als vrijwilligers aangeven dat ze nog meer voor je organisatie willen betekenen kunnen ze meerdere kleine taken oppakken. Is een taak te veel voor een vrijwilliger en wil hij/zij ermee stoppen, dan is het extra werk dat je erbij krijgt minder groot en dus behapbaar. Je zult dan ook sneller een nieuwe vrijwilliger vinden.
Markering, viermomenten en bedankjes
Naast de vrijwilligersreis zijn markeerpunten in de reis ook belangrijk. Denk aan jubilea, verjaardagen, andere bijzonderheden. Een goed ingericht CRM (Customer Relationship Management) over je vrijwilligers dat je ook in de praktijk gebruikt is dus belangrijk. Dat maakt dat ze zich gezien voelen, welkom voelen, bijzonder voelen.
Heb je als organisatie een bijzondere mijlpaal behaald, betrek dan niet alleen de medewerkers, maar ook alle vrijwilligers die daar, wellicht indirect, aan hebben bijgedragen. Deze viermomenten zijn belangrijk en maken dat de vrijwilligers ambassadeur van je worden.
Denk aan bedankjes bij bovenstaande momenten en ook bij bijvoorbeeld de afsluiting van het jaar. Je hoeft er niet de hoofdprijs voor te betalen om je dankbaarheid te uiten.
Het inzetten van een CRM
Een CRM is een manier waarop een organisatie de relatie en interactie met (potentiële) klanten beheert. Dit kun je in allerlei systemen inrichten. Zolang het maar werkt en in de praktijk gebruikt wordt.
Een CRM helpt je om relaties te onderhouden+ overzicht te creëren + het is een bron van vrijwilligers.
Vind je het lastig om de informatie over vrijwilligers systematisch in te richten zodat je het ook in de praktijk hanteert, vraag dan iemand om als vrijwilliger zich hierop te focussen. Door heel gericht aandacht te besteden aan de huidige vrijwilligers wordt je werkrelatie leuker én zullen ze ook positief over de organisatie praten.